사망진단서 아포스티유 | 고인 신분증 완비 케이스 (러시아 대사관 제출용)

지난 1월 말경, 아버님의 사망진단서를 러시아 대사관에 제출해야 한다며 러시아 국적의 고객분께서 전화를 주셨어요.

러시아어 번역부터 공증, 아포스티유까지 전 과정을 문의하셨는데, 제가 러시아어로 직접 소통이 가능해서 서류의 종류와 주의사항을 상세히 안내해 드릴 수 있었습니다.

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아포스티유 접수를 위한 고인의 실물 신분증 확인

사망진단서 등 사망인 명의의 서류를 아포스티유 접수할 때 가장 중요한 포인트가 있어요. 일반 서류는 신분증 사본으로 접수가 가능하지만, 사망인 명의의 서류만큼은 ‘고인(사망하신 분)’의 실물 신분증이 반드시 필요합니다.

특히 이번 건처럼 사망진단서에 고인의 외국인등록번호가 기재되어 있는 경우에는, 해당 번호를 증명할 수 있는 외국인등록증(또는 국내거소신고증) 실물을 제출하는 것이 원칙이에요.

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고인의 신분증 상황별 대응 방식

전화 상담 시 고인의 신분증 보유 여부를 가장 먼저 확인했습니다. 상황에 따라 준비해야 할 서류의 종류가 완전히 달라지기 때문이에요.

• 외국인등록증 실물 보관 중: 해당 등록증만 제출 (가장 간결한 방법)
• 여권만 있는 경우: 여권 실물 원본과 외국인등록증 사본이 함께 필요
• 실물 신분증이 하나도 없는 경우: 대사관에서 ‘자국민 확인 레터’ 원본을 발급받아야 함

다행히 이번 고객분은 아버님의 외국인등록증 실물을 보관 중이셨어요. 덕분에 복잡한 절차 없이 바로 진행하기로 했고, 사망진단서 원본과 관계 증명을 위한 출생증명서를 지참하여 다음 날 루스트랜스 사무실로 방문하시기로 했습니다.

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서류 접수와 업무 처리 과정

다음 날 오후, 고객분께서 필요 서류를 모두 준비해 방문해 주셨어요. 아버님의 외국인등록증 실물과 방문하신 따님의 신분증 사본, 관계를 입증하기 위한 출생증명서 사본, 그리고 미리 준비해 오신 출생증명서 번역본까지 꼼꼼히 챙겨오신 덕분에 검토가 수월했습니다.

접수 다음 날 오전부터 번역 및 공증을 진행했고, 같은 날 아포스티유 신청까지 완료했습니다. 사망진단서는 대행사 접수 시에도 당일 교부가 가능한 서류이지만, 저희는 업무의 정확성을 위해 가급적 익일 교부로 운영하고 있어요. 고객분께서도 일정이 여유 있다고 하셔서 원칙대로 차분히 진행했습니다.

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최종 교부 및 원본 반환

그 다음날, 고객분께서 다시 방문하여 완료된 서류를 수령하셨습니다. 접수 시 맡겨두셨던 아버님의 외국인등록증 원본도 이때 함께 안전하게 돌려드렸습니다.

사망 서류는 신원 확인 절차가 상당히 까다롭기 때문에, 첫 상담 시점에 고인의 신분증 종류와 보유 상태를 정확히 파악해 두는 것이 업무의 속도를 결정짓는 가장 중요한 포인트가 됩니다.

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실무 메모

• 신분증 제출 원칙: 신청인의 신분증은 사본으로 충분하지만, 고인의 신분증은 반드시 실물 원본이 필요합니다.
• 우선순위: 사망진단서에 외국인등록번호 기재 시 외국인등록증 실물이 1순위입니다.
• 대안: 실물이 없다면 [여권 원본 + 외국인등록증 사본] 조합으로 대체 가능합니다.
• 최종 수단: 위 두 가지가 모두 없을 경우에는 해당국 대사관에서 발급한 자국민 확인 레터 원본이 필요합니다.