튀르키예 위임장 사실공증 | 한국어가 어려운 외국인 고객의 재방문 사례
며칠 전, 작년에도 저희를 통해 서류를 진행하셨던 러시아인 고객분께서 다시 한번 연락을 주셨어요.
잊지 않고 루스트랜스를 다시 찾아주시는 분들을 마주할 때면, 실무자로서 그간의 노력이 헛되지 않았음을 느껴 참 보람차고 반가운 마음이 듭니다.
이번에 의뢰하신 건은 튀르키예(터키) 현지에 있는 본인 소유 부동산 관리를 위한 위임장(Power of Attorney) 사실공증이었어요. 한국에 거주 중인 외국인 신분으로, 한국어 소통까지 원활하지 않은 상황에서 직접 공증실을 찾아가 복잡한 행정 절차를 처리하기란 사실상 불가능에 가깝거든요.
공증 반려를 방지하기 위한 원문 체크와 번역본 준비
위임장이나 동의서 같은 서류는 개인이 작성한 사문서이기 때문에, 바로 아포스티유가 발급되지 않아 반드시 공증을 거쳐 공문서와 같은 효력을 갖게 해야 합니다. 이번 사례는 터키어 원문을 그대로 활용하는 사실공증이었기에 이에 맞춘 사전 준비가 필요했어요.
- 반려 방지를 위한 원문 정리: 한국 공증 사무소에서 공증을 진행할 때 날짜가 누락 또는 잘못 되어있거나 사소한 항목 때문에 반려되는 경우가 종종 있어요. 그래서 공증실에서 유의 깊게 보는 필수 항목들을 중심으로 원문을 꼼꼼히 체크해 드렸습니다.
- 공증실 제출용 국문 번역: 외국어로 된 문서에 사실공증을 받을 때는 공증인이 서류의 내용을 정확히 파악할 수 있도록 반드시 국문 번역본이 첨부되어야 하거든요. 이번엔 번역공증이 아닌 사실공증이었기에, 이 번역본은 공증 절차를 돕기 위한 제출용 문서로 정성껏 준비했습니다.
오후 3시, 고객 방문과 공증실 동행
오전에 미리 터키어 원문의 날짜 등을 체크하고 공증인 확인용 국문 번역문까지 세팅을 끝내놓은 덕분에, 3시에 여권을 들고 오신 고객님과 바로 공증실로 이동할 수 있었어요.
한국어가 서툰 고객님을 대신해 공증인에게 위임장 내용을 전달하며 절차를 도왔습니다. 오전에 미리 준비를 마친 덕에 공증은 지체 없이 마무리되었고, 서명을 마친 고객님은 바로 귀가하셨어요. 저희는 곧장 다음 날 있을 아포스티유 접수 준비를 이어갔습니다.
아포스티유와 튀르키예 주소지(Mahalle)의 난관
방문 시간이 오후 늦게였던 터라 절차는 행정 흐름에 맞춰 하루씩 순차적으로 진행되었습니다. 다음 날 법무부 아포스티유를 접수하고, 그 다음 날 아포스티유 인증서가 무사히 발급되어 나왔습니다. 실질적으로 접수부터 발급까지 영업일 기준 1박 2일이 소요되는 셈이지요.
하지만 마지막 DHL 발송 단계에서 다시 한번 난관에 부딪혔습니다. 튀르키예의 주소 체계는 한국과 달리 매우 세분화되어 있거든요.
위 이미지처럼 동일한 우편번호 내에서도 수많은 ‘마할레(Mahalle, 동네 단위)’가 나열되어 있어, 정확한 위치를 찾는 데 꽤나 애를 먹었어요. 작년 진행 시에도 비슷한 경험이 있었기에 고객님과 소통하며 수취 가능한 주소로 재조정한 끝에, 간신히 발송을 완료할 수 있었습니다.
업무 현장에서 확인한 점
- 사실공증의 필수 요건: 위임장 같은 사문서는 바로 아포스티유가 안 되기에, 반드시 공증인의 확인을 거쳐야만 합니다.
- 국문 번역본의 역할: 외국어 사실공증 시 국문 번역본은 공증인이 내용을 확인하기 위한 필수 제출 서류입니다.
- 해외 배송의 디테일: 튀르키예처럼 행정구역이 복잡한 국가는 배송 전 반드시 정확한 마할레(Mahalle)와 우편번호를 검증해야 반송 리스크를 줄일 수 있습니다.
서류의 준비부터 공증 동행, 그리고 까다로운 해외 배송지 확인까지.
한 분 한 분의 서류가 목적지에 무사히 도착할 수 있도록 전 과정을 꼼꼼히 챙기는 루스트랜스의 진심이 잘 전달되었기를 바랍니다.
