[번역공증 가이드] 원본과 사본, 서류 선택의 기준 및 실무적 판단
번역공증은 원문(Source)과 번역문(Translation)을 하나의 문서로 편철하여 공증인의 인증을 받는 절차입니다. 이때 공증 문서에 묶이는 원문을 원본으로 할지 사본으로 할지에 따라, 제출처의 인정 범위가 달라집니다.
절차상 두 방식 모두 가능하지만, 실무에서는 명확한 판단 기준이 존재합니다.
※ 적용 범위: 국내 및 해외 발급 서류의 번역공증 전반
STEP 1. 제출처 요구사항 확인 (가장 우선)
판단 기준의 최우선은 제출처 요구사항입니다. 담당자에게 아래 항목을 명확히 확인해야 합니다.
- 원본 공증 필수 여부: 원본 서류를 공증 문서에 반드시 묶어야 하는지
- 사본 공증 허용 여부: 사본을 공증 문서에 편철해도 되는지
⚠️ 실무상 자주 발생하는 실수
‘번역공증본 제출’이라는 표현을 무조건 ‘원본 포함 공증’으로 오해하거나, 반대로 임의 판단하여 사본으로 진행하는 경우입니다. 요구 문구를 정확히 확인하지 않으면 반려될 가능성이 있습니다.
STEP 2. 서류의 성격으로 판단 (지침이 없는 경우)
제출처의 별도 지침이 없다면, 서류의 재발급 가능성을 기준으로 판단합니다.
1. 재발급이 용이한 서류
- 주민등록등본, 가족관계증명서 등 국내 행정 서류
- 언제든지 재발급이 가능한 각종 증명서
- 판단: 이 경우 재발급이 가능하므로, 원본으로 진행해도 실무상 부담이 크지 않습니다.
2. 재발급이 어렵거나 유일한 서류
- 해외 대학 학위기, 졸업장, 성적증명서
- 아포스티유가 부착된 해외 발급 원본
- 재발급에 장기간이 소요되는 문서
- 판단: 이 경우 원본으로 공증하면, 제출 이후 해당 서류를 다시 돌려받지 못할 가능성이 있습니다.
STEP 3. ‘원본’ 진행이 적합한 경우
다음 조건에 해당하면 원본 공증이 원칙입니다.
- 제출처에서 ‘원본 포함 공증’을 명확히 요구한 경우
- 서류 자체에 유효기간이 있어 재사용이 불가능한 경우
- 언제든 재발급이 가능한 서류인 경우
주의할 점
공증된 문서는 임의로 분리할 수 없습니다. 원본을 별도로 보관해야 한다면 사전에 사본 진행 가능 여부를 반드시 확인해야 합니다.
STEP 4. ‘사본’ 진행이 적합한 경우
다음 상황에서는 사본 공증이 리스크 관리 측면에서 유리합니다.
- 유일한 원본으로 분실 또는 회수 불가 시 문제가 되는 경우
- 제출처에서 ‘사본을 이용한 번역공증’ 방식을 허용하는 경우
이 판단을 하지 못해 원본을 제출했다가, 추후 다른 기관 제출 시 원본이 없어 추가 발급 비용과 시간이 발생하는 사례가 빈번합니다.
요약
번역공증에서는 제출 목적에 따라 원문을 원본으로 할지, 사본으로 할지를 정확히 판단해야 합니다.
- 재발급 가능 서류 → 원본 진행 권장
- 유일한 서류 → 사본 진행 우선 검토
- 최종 판단 기준 → 제출처 요구사항
※ 본 가이드는 루스트랜스의 번역공증촉탁 실무 기준을 바탕으로 작성되었습니다.
※ 제출처의 개별 요구사항이 있는 경우, 해당 기준이 본 가이드보다 우선 적용됩니다.
※ 루스트랜스 고객센터: 02-6094-0996
