거주자증명서 아포스티유 진행기 | 러시아·우즈베키스탄 등 CIS 제출 건
연초가 되면 기업 회계팀이나 해외 제출 서류를 준비하시는 담당자분들의 문의가 부쩍 늘어나곤 합니다. 바로 세무 관련 증빙 서류인 ‘거주자증명서’ 때문인데요.
1년 내내 꾸준히 들어오는 의뢰지만, 특히 연초(1~2월)에는 그 빈도가 높은 편이에요. 며칠 전에는 마침 동시에 두 업체에서 의뢰가 들어왔는데, 처리 방식이 서로 달라 기록으로 남겨볼까 합니다.
동일 서류, 서로 다른 처리 방식
같은 날, 거의 비슷한 시간에 두 곳의 기업 고객으로부터 연락이 왔어요.
- A 업체 (러시아어권 3개국): 저희 루스트랜스에 연중 꾸준히 의뢰를 주시는 기존 거래처인데, 카자흐스탄·러시아·키르기즈스탄 3개국에 제출할 서류였습니다. 이 건은 아포스티유 인증 후 러시아어 번역 및 공증까지 한국에서 모두 완료해 달라는 요청이었죠.
- B 업체 (우즈베키스탄): 마찬가지로 몇 번 의뢰하셨던 거래처인데, 이번엔 우즈베키스탄에 제출하신다고 하셨어요. 한국에서는 아포스티유까지만 진행한 뒤 바로 EMS 발송을 원하셨고, 번역과 공증은 우즈베키스탄 현지에서 진행하신다고 하시더군요.
제출 국가와 후속 절차는 달랐지만, 두 건 모두 국세청 홈택스에서 발급한 거주자증명서 PDF 파일을 전달받는 것으로 작업이 시작되었습니다.
“담당자가 바뀌셨더라고요”
실무적으로 기업 고객이 아포스티유를 신청할 때는 메인 서류인 ‘거주자증명서’ 외에도 아래 두 가지 서류가 반드시 함께 첨부되어야 합니다. 어떤 서류를 신청하든 기업 고객은 기본적으로 필요한 서류예요.
- 사업자등록증 사본
- 개인정보 이용 동의서 원본 또는 사본 (구비서류 ▻)
이번 우즈베키스탄 건은 담당자분이 기존 이력이 있으셔서 알아서 완벽하게 챙겨주셨는데, 3개국 제출 건은 그사이 담당자분이 바뀌셨더라고요.
아마 인수인계 과정에서 디테일한 부분이 전달되지 않았는지, 처음에는 ‘출력본을 스캔한 파일’을 보내주셔서 원본 PDF로 다시 요청을 드려야 했어요. 그래도 다행히 바뀐 담당자분께서 피드백이 워낙 빠르셔서, 안내드리자마자 금방 원본 PDF로 다시 보내주셨습니다. 덕분에 두 건 모두 마감 시간 전에 당일 접수까지 무리 없이 진행할 수 있었어요.
‘스캔본’은 안 돼요
이 과정에서 가장 많이들 실수하시는 부분이 바로 파일 형식입니다. 종종 종이로 출력한 뒤 복합기로 스캔해서 보내주시는 경우가 있는데요. 문제는 이렇게 받은 스캔본은 다시 출력하면 이미 사본과 다름없는 형태가 된다는 점이에요.
요즘 복합기 품질이 좋아도, 스캔본을 출력한 서류는 인쇄 질감이나 번짐, 해상도에서 티가 나기 마련이라 원본 서류로 인정받기 어렵습니다. 원본에 아포스티유를 바로 받는 경우에는 스캔본으로는 안되기 때문에, 처음 발급된 PDF 파일을 다시 요청드리는 상황이 생기곤 해요.
거주자증명서는 홈택스에서 발급 후 인쇄 단계에서 ‘PDF로 저장’을 선택해 생성한 파일을 그대로 보내주시는 게 가장 안전합니다.
처리 결과 및 발송
오전에 파일을 받아 당일 바로 아포스티유 신청을 진행했고, 다음 날 인증이 완료된 서류를 교부받았습니다.
- 우즈베키스탄 건: 요청하신 대로 번역·공증 없이, 아포스티유가 부착된 서류 그대로 EMS를 통해 현지로 발송 처리해 드렸고요.
- 러시아어권 3개국 건: 아포스티유가 나온 즉시 번역을 진행한 뒤 공증까지 완료했습니다. 이후 스캔본을 먼저 이메일로 공유해 드리고, 실물 서류는 안전하게 등기 우편으로 발송했습니다.
실무 메모
거주자증명서는 보통 ‘조세 조약에 따른 이중과세 방지’ 목적으로 제출합니다. 즉, 한국의 세법상 거주자임을 증명하여 해외에서 불필요한 과세가 중복되지 않도록 하기 위한 서류죠.
국가별 준비 팁을 간단히 정리하면 아래와 같습니다.
- 영어권 국가: 국문/영문 병기로 발급받아 아포스티유만 진행해서 그대로 제출하는 경우가 많습니다. 문구 일부가 국문으로만 표기된 부분이 있긴 하지만, 실무에서는 그대로 수용되는 곳이 종종 있더라고요.
- 비영어권 국가: 이번 사례처럼 한국에서 아포스티유까지만 받아 현지에서 번역·공증을 진행하거나, 한국에서 번역·공증까지 모두 마친 뒤 제출하는 방식으로 진행합니다.
결국 홈택스 PDF 파일과 기본 서류만 정확히 준비되면, 접수 과정은 생각보다 어렵지 않게 마무리됩니다. 거주자증명서 제출 일정이 있으신 분들께 참고가 되었으면 합니다.
