사립대 졸업증명서 아포스티유 | 포르투갈·체코 제출을 위한 원본대조공증 사례
며칠 전, 비슷한 시간대에 카카오톡 플러스친구로 두 건의 문의가 연달아 들어왔어요.
한 분은 포르투갈 제출용 대학교 졸업증명서와 성적증명서였고, 다른 한 분은 체코로 보낼 졸업증명서였어요. 두 분 모두 영문으로 발급받아 번역 없이 아포스티유를 진행하고자 하셨습니다.
서류를 받고 나서야 알게 된 신기한 우연
상담 당시에는 제출 국가가 달라 별개의 건으로 안내를 드렸어요. 그런데 서류를 준비하는 과정에서 재미있는 사실을 알게 되었습니다. 포르투갈 건은 인터넷으로 발급받아 메일로 먼저 보내주셨고, 체코 건은 학교에서 저희 사무실로 직접 우편을 보내주셨는데, 나중에 확인해 보니 두 분이 졸업한 학교가 완전히 똑같았거든요.
서로 모르는 분들이 같은 날 비슷한 시간에 문의를 주신 것도 모자라, 같은 학교 선후배 사이의 서류를 각각 다른 경로로 전달받아 처리하게 된 셈이라 기억에 남는 사례가 되었습니다.
발급 경로에 따른 각기 다른 처리 일정
두 건은 서류를 전달받은 방식이 달랐던 만큼 처리 일정도 각각 다르게 진행되었어요.
🇵🇹 포르투갈 건: 인터넷 발급 후 메일 전송
- 서류 수령: 메일로 받은 ‘1회 출력 가능’ 링크를 통해 루스트랜스 사무실에서 즉시 출력
- 공증/접수: 출력 다음 날 원본대조공증을 진행한 후 아포스티유 접수
- 최종 발송: 접수 다음 날 인증 완료되어 국내 주소지로 빠른등기 발송
🇨🇿 체코 건: 대학교 우편 발송(직송)
- 서류 수령: 학교 신청 후 루스트랜스 사무실로 원본 도착까지 2일 소요
- 공증/접수: 서류 도착 당일, 시차를 고려해 사전에 전달받은 정보로 즉시 접수
- 최종 완료: 접수 다음 날 인증 완료 후 요청하신 대로 DHL 해외 발송
원본 대신 사본으로 공증을 진행하는 이유
사립대학교 서류는 사문서로 분류되기에 아포스티유 전 단계에서 공증이 필수예요. 이번 사례들처럼 번역이 필요 없고, 영문을 그대로 활용할 때는 ‘원본대조공증‘을 진행합니다. 이 과정은 공증인이 제출된 원본과 복사된 사본이 일치함을 직접 대조하여 확인한 뒤, 그 사본에 공증을 해주는 방식이에요.
이 절차의 핵심은 원본이 아닌 ‘사본‘을 공증 대상으로 삼는다는 점이예요. 그래서 공증이 끝나면, 확인에 사용된 원본은 그대로 돌려드리게 됩니다.
하지만 여기서 꼭 짚고 넘어가야 할 실무적인 포인트가 있어요.
원본대조공증본은 결국 ‘사본’을 제출하는 개념이기 때문에, 제출처에서 졸업증명서를 반드시 원본으로 제출하라고 했다면, 다른 방식을 고려해 보는 것이 좋아요.
이런 경우에는 번역이 필요 없더라도, 원본을 결합해 진행하는 ‘한–영 번역공증’ 방식을 선택하는 편이 더 적절할 수도 있습니다.
육안으로 확인한 서류의 디테일 차이
같은 학교 서류를 인터넷 발급본과 학교 직송 우편본으로 비교해 보니 보안 요소의 차이가 확연히 보였어요.
바탕 컬러의 차이도 있었지만, 특히 학교에서 직접 보낸 원본 좌측 상단에 반짝이는 ‘홀로그램 보안 실’이 인상적이었어요. 서명란 부근을 만져보면 눈으로는 잘 안 보여도 손끝에 걸리는 ‘압인’이 꾹 눌려 있었습니다. 위변조 방지를 위해 학교 측에서 세심하게 처리한 흔적들이 고스란히 느껴졌어요.
체코 건은 아포스티유 완료 후 요청하신 대로 DHL을 통해 해외 현지로 바로 발송하며 모든 업무를 마무리했습니다.
업무 현장에서 확인한 점
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아포스티유 가능 여부부터 공증 방식까지,
서류를 보내주시면 가장 안전한 절차를 먼저 안내해 드립니다.
