이번 건은 저희와 같은 동종 업계인, 지방의 한 번역 업체에서 의뢰를 주신 사례였어요. 보통은 번역부터 공증, 아포스티유까지 전 과정을 저희가 맡아 진행하지만, 이번에는 조금 다른 방식이었어요.

의뢰 주신 업체에서 이미 번역공증을 마친 원본 서류를 보내주셨고, 이번 건은 루스트랜스에서 아포스티유 대행만 맡아 진행하게 되었어요.

제출 국가는 키르기즈스탄이었고, 서류는 법원 송달증명원과 조정조서였습니다.

하나로 묶여서 도착한 공증 서류

우편으로 도착한 서류를 확인해 보니, 한 가지 눈에 띄는 점이 있었어요. ‘송달증명원’과 ‘조정조서’가 하나의 공증으로 묶여(합철) 있었던 것이에요.

사실 이 부분은 공증 변호사님들 사이에서도 해석의 여지가 조금 있는 영역이긴 해요. 송달증명원이라는 서류 자체가 결국 ‘이 조정조서가 상대방에게 송달되었음’을 증명하는 문서잖아요.

내용상으로 보면 두 문서는 인과관계가 명확하고, 그래서 일부 공증 변호사님들은 이를 ‘하나의 사건 세트’로 보고 묶어 공증해 주시기도 해요.

합철이 문제 되는 이유

다만 저희가 실무에서 진행할 때는, 보통 두 문서를 따로 공증받는 편이에요. 이유는 단순히 관행 때문이 아니라, 서류의 성격과 형식적인 요소 때문이에요.

법원에서 발급된 원본을 보면, 송달증명원은 송달증명원대로, 조정조서는 조정조서대로 각각 페이지 넘버링이 1/3, 2/3… 이런 식으로 개별적으로 매겨져 있거든요.

이 상태의 서류를 하나로 합철해 버리면, 중간에서 페이지 번호의 연속성이 끊기게 되고, 아포스티유 심사 기준에서는 이 부분이 문제로 지적될 수 있어요.

저도 예전에 공증실에서 “한 건으로 공증이 가능한데 그렇게 해드릴까요?”라는 제안을 받은 적이 있었는데, 이런 이유 때문에 정중하게 거절하고 따로 공증을 진행했던 기억이 있어요.

다만 이번 건은 이미 합철된 상태로 공증이 완료되어 도착한 서류였기 때문에, 일단은 그 상태 그대로 아포스티유 접수를 진행해 보았습니다.

법무부에 접수를 넣고 얼마 지나지 않아 연락이 왔어요. 예상대로, 합철된 부분을 지적하시더라고요.

“이 서류들, 따로따로 공증하셔야 합니다.”

저는 담당자분께 상황을 상세히 설명드렸어요. 저희가 임의로 서류를 묶은 것이 아니라, 공증 사무소에서 ‘합철이 가능하다’고 판단해 공증 변호사가 인증까지 마친 서류라는 점을 말씀드렸죠.

공증인이 적법하다고 판단한 건이니, 이 부분에 대해 혹시 참작이 가능한지도 조심스럽게 여쭤봤고요.

담당자분께서는 “다시 한번 확인해 보고 연락을 주겠다”고 하시며 전화를 끊으셨어요. 그리고 약 10분 정도가 지난 뒤, 다시 연락이 왔습니다.

결론은 ‘반려’였어요.

법무부의 설명은 명확했어요. 공증 사무소에서 편의상, 혹은 사건의 연관성을 고려해 서류를 묶어 공증했더라도,
아포스티유 심사 기준상 성격이 다른 문서를 임의로 합철하는 것은 허용되지 않는다는 거였어요.

즉, 공증인의 재량보다 아포스티유를 심사하는 상위 기관의 기준이 우선 적용된 사례였던 거죠.

결국 이 서류는 아포스티유를 받지 못한 채, 의뢰 주신 번역 업체로 다시 반송해 드렸어요.

참고로, 합철 자체가 항상 문제가 되는 건 아니에요.
서류 구성이나 용도에 따라, 별도의 표지를 만들어 하나의 세트로 정리하는 방식이 사용되는 경우도 있거든요. 이런 방식이 실제로 문제없이 진행된 사례가 또 생기면, 그때 따로 한번 정리해 보려고 해요.

이번 사례를 통해 다시 한번 확인한 점이 있어요.
공증실에서 문제없이 공증을 받았다고 해서, 그 서류가 곧바로 재외동포청이나 법무부의 아포스티유 심사를 통과하는 것은 아니라는 점이에요.

특히 법원에서 발급된 서로 다른 문서의 경우에는, 내용상 연관성이 있더라도 공증 단계에서부터 분리 여부를 신중하게 판단하는 것이 훨씬 안전합니다.

비슷한 서류를 준비 중이신 분들께, 이 사례가 작은 참고가 되었으면 합니다.

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